Slimme manieren om tijd te besparen bij administratie en belastingen

Tekst: Extra

15 september 2025

Voor veel vrouwen is het een droom om voor zichzelf te beginnen: meer vrijheid, eigen keuzes maken en je passie volgen. Maar zodra de eerste facturen binnenstromen, merk je al snel dat er ook een andere kant aan ondernemen zit: de administratie. Urenlang bonnetjes ordenen, btw-aangiftes invullen of inloggen bij de Belastingdienst – niet bepaald de leukste kant van het zelfstandig werken. Gelukkig zijn er tegenwoordig slimme manieren om tijd te besparen, zodat je meer energie overhoudt voor wat je écht belangrijk vindt.

Werk met een vast systeem

Een van de grootste tijdverspillers is chaos. Bonnetjes in je tas, facturen in je mailbox en afspraken in losse schriftjes zorgen voor stress en extra werk. Een vast systeem helpt je enorm. Denk aan een simpele mapstructuur op je computer of een boekhoudprogramma waarin alles automatisch wordt opgeslagen. Kies wat bij jou past, maar zorg dat je het consequent gebruikt. Hoe minder je hoeft te zoeken, hoe sneller je klaar bent.

Gebruik digitale hulpmiddelen

We leven in een tijd waarin digitalisering je leven als ondernemer zoveel makkelijker kan maken. Met een app op je telefoon scan je bonnetjes direct in, en sommige programma’s herkennen zelfs automatisch de bedragen en btw. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten. Ook herinneringen voor btw- en inkomstenbelasting kun je digitaal instellen, zodat je nooit meer op het laatste moment hoeft te stressen.

Automatiseren is goud waard

Veel taken die je regelmatig doet, kun je automatiseren. Denk aan:

• Facturen die automatisch worden verstuurd.
• Terugkerende betalingen die je via internetbankieren instelt.
• Een koppeling tussen je bank en je boekhoudsoftware, zodat transacties direct worden verwerkt.

Het kost misschien eenmalig wat tijd om dit op te zetten, maar daarna bespaar je wekelijks waardevolle uren.

Snel en veilig inloggen bij de Belastingdienst

Iedere ondernemer krijgt ermee te maken: inloggen bij de Belastingdienst. Voor particulieren gaat dit vaak met DigiD, maar ondernemers hebben iets extra’s nodig: eHerkenning Belastingdienst. Dit is een soort digitale sleutel waarmee je veilig toegang hebt tot zakelijke overheidsdiensten.

Afhankelijk van wat je wilt regelen, heb je een bepaald betrouwbaarheidsniveau nodig. Voor de meeste belastingzaken is dat niveau EH3. Met dit niveau weet je zeker dat je identiteit goed gecontroleerd is, en kun je veilig aangifte doen of gegevens opvragen. Het scheelt je gedoe met papieren formulieren en maakt het hele proces een stuk sneller en overzichtelijker.

Plan vaste momenten in

Veel ondernemers schuiven hun administratie steeds voor zich uit. Gevolg: aan het eind van de maand of het kwartaal zit je hele avonden te ploeteren. Handiger is om vaste momenten in te plannen, bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag een uurtje. Zo blijft het behapbaar en heb je altijd overzicht. Bovendien voelt het minder zwaar omdat het onderdeel wordt van je routine.

Uitbesteden kan ook

Soms is de slimste manier om tijd te besparen: het werk uit handen geven. Een boekhouder of accountant kost natuurlijk geld, maar levert vaak ook veel op. Niet alleen in tijd, maar ook doordat zij precies weten welke aftrekposten en regelingen voor jou interessant zijn. Zeker in je eerste jaren als ondernemer kan het de investering waard zijn om fouten en boetes te voorkomen.

Kleine gewoontes, groot effect

Naast grote systemen en hulpmiddelen zijn het vaak de kleine gewoontes die verschil maken:

• Leg bonnetjes meteen apart of scan ze direct in.
• Verstuur facturen dezelfde dag dat je de klus afrondt.
• Houd zakelijke en privé-uitgaven gescheiden met een aparte rekening.

Door dit soort kleine stappen consequent toe te passen, bouw je vanzelf een strak en overzichtelijk systeem op.

Dit artikel is een partnerbijdrage.
Foto: Pexels / Mikhail Nilov